Auf der Suche nach einer geeigneten Stelle? Bewerben Sie sich noch heute auf attraktive Assistenz & Sekretariat Stellenangebote. Starten Sie in Ihre erfolgreiche berufliche Zukunft mit einem starken Partner an Ihrer Seite! Wir bieten Ihnen zahlreiche Stellenangebote für Ihren Einstieg oder auch Wiedereinstieg ins Berufsleben zu fairen Bedingungen und in spannenden Firmen. Seriös und zeitnah vermitteln wir unsere Klienten in Jobs, die zu deren individuellen Bedürfnissen genau passen. Kontaktieren Sie uns jetzt, um morgen schon arbeiten zu können. Hier finden Sie alle Jobangebote
Jeder ist seines Glückes Schmied, so lautet ein altes Sprichwort. Und irgendwie trifft es auch zu, besonders dann, wenn man arbeitslos geworden ist und einen Neuanfang starten möchte. Doch es gibt einiges zu tun, wenn man sich auf die Suche nach einer neuen Arbeitsstelle begibt. Es ist nicht einfach. Doch jetzt aufgepasst: Dass die Arbeitssuchenden schnell wieder eine neue Anstellung bekommen, dafür sorgt der Personaldienstleister Weiss. Aktuell werden Sekretärinnen und Assistenten dringend benötigt. Es sind einige Jobs neu zu besetzen, denn die Firma Weiss hat es sich zur
Aufgabe gemacht, Menschen, die ohne feste Anstellung sind, wieder in die Arbeitswelt zu integrieren. Und so einfach ist es: Einfach die Bewerbungsunterlagen zusammenstellen und Kontakt aufnehmen.
Weiss Personalmanagement versteht sich als regionaler Partner für Handwerker und Facharbeiter. Sie haben zahlreiche Kontakte zu mittelständischen Betrieben und in der Industrie. Es werden immer wieder gute Fachkräfte benötigt, wie aktuell zum Beispiel Sekretärinnen und Assistentinnen. Dabei spielt es keine Rolle, ob man Berufsanfänger, Wieder- oder Quereinsteiger ist. Für jeden Arbeitssuchenden findet die Personalvermittlung Weiss den passenden Arbeitgeber. Ein Leistungsspektrum, das sich sehen lassen kann, von der Personalgewinnung über die Personalvermittlung bis hin zur Arbeitnehmerüberlassung.
Natürlich ist es entmutigend, wenn man die Kündigung erhält. Zunächst steht man einfach unter Schock und muss das eben gehörte oder gelesene erst einmal verarbeiten. Besonders schlimm ist es, wenn man so gar nicht damit gerechnet hat. Das sollte man erst einmal sacken lassen und dann ganz in Ruhe überlegen, wie es weitergehen soll. Besonders wichtig ist es jetzt, loszulassen und den Blick in die Zukunft zu richten, denn es bringt gar nichts, sich über Vergangenes aufzuregen. Es gibt immer wieder Hoffnung. Denn, wenn sich eine Tür schließt, öffnet sich bald eine neue.
Mann muss aber bereit dafür sein. Außerdem kann ein verlorener Job durchaus ein interessanter Wendepunkt in der neuen beruflichen Zukunft sein.
Jetzt ist man erst einmal frei. Diese freie Zeit sollte man sinnvoll nutzen, um sich darüber klar zu werden, was man eigentlich will. Welche beruflichen Herausforderungen will man annehmen? Welche Möglichkeiten hat man? In welche Richtung geht die berufliche Reise? Das sind eine ganze Menge Fragen, auf die es heißt, eine Antwort zu finden. Möglichkeiten und Stellenangebote gibt es genug. Da ist für jeden etwas Passendes dabei.
So ist es gerade jetzt besonders wichtig, einmal genau darüber nachzudenken, was man erreichen will, bevor man sich neu orientiert. Denn arbeitslos zu sein bedeutet nicht das Ende des Berufslebens, sondern immer wieder eine Chance, etwas ganz Neues anzufangen. Wohin der Berufsweg führt, ist noch offen, aber es gibt genug Stellenangebote, für die es sich lohnt zu kämpfen. Es ist genau die richtige Zeit neue Wege zu gehen, um ein neues Ziel zu erreichen. Und wenn dieser Neuanfang dann da ist, bedeutet es, ihn gewinnbringend zu nutzen.
Wenn man nach einer gewissen Zeit wieder gefestigt ist und in aller Ruhe darüber nachgedacht hat, was man mit dem weiteren Leben anfangen möchte, ist der richtige Moment gekommen, die Bewerbungsunterlagen für den neuen Job zu optimieren. Zunächst einmal müssen neue Bewerbungsfotos gemacht werden. Da sollte man sich an einen professionellen Fotografen wenden. Gute Fotos sind sehr wichtig, denn sie fallen bei den späteren Bewerbungen dem Personaler direkt ins Auge.
Auch der Lebenslauf sollte kritisch betrachtet werden. Ist er noch auf dem neusten Stand? Wie sieht es mit der Gestaltung aus? Ist er noch zeitgemäß? Sollte man sich eher für einen modern gestalteten oder für einen Standard-Lebenslauf entscheiden? All diese Fragen sollte man sich gut überleben. Dabei spielt es natürlich eine Rolle, auf welches Stellenangebot man sich bewerben möchte. Ist die Richtung festgelegt, kann man mit der Neugestaltung des Lebenslaufes beginnen. Wichtig ist es, das er auf dem neusten Stand ist, modern und ansprechend. Hat man sich in der Zwischenzeit weitergebildet - ganz gleich in welcher Form - gehören diese neu erworbenen Qualifikationen selbstverständlich auch in den Lebenslauf. Wenn alle Unterlagen auf dem neusten Stand sind, steht einer Bewerbung um einen neuen Arbeitsplatz nichts mehr im Wege, denn es gibt aktuell einige Stellenangebote als Sekretärin oder Assistentin. Die Berufsbilder gleichen sich gewissermaßen, doch es gibt einige Unterschiede, auf die hier näher eingegangen wird.
Wenn es um das Berufsbild einer Sekretärin geht, haben viele eine genaue Vorstellung, wie diese Person aussieht und welche Aufgaben sie erledigen muss: Sie trägt Brille, ein Kostüm, die Haare sind streng nach hinten frisiert und in den Händen hält sie einen Stenoblock. Zu ihren Aufgaben zählen das tippen von Briefen, kopieren und Kaffee kochen, typisch Sekretärin eben. Doch die Berufsbezeichnung Sekretärin blickt auf einen langen Weg zurück. Denn: bevor die Schreibmaschine ihren Einzug in die Büros machte, hatten hauptsächlich Männer diese Position inne. Die Sekretäre genossen in längst vergangenen Zeiten großes Ansehen in der Bevölkerung, denn das Wort
Sekretär bedeutet soviel wie Geheimnisträger. Der Sekretär war damals meist Schriftführer bei Gericht. Das änderte sich aber, als die erste Schreibmaschine erfunden wurde. Im Jahre 1866 stellte der Österreicher Peter Mittelhofer die erste funktionierende Schreibmaschine vor. Da es den Männern verhasst war zu tippen, wurden nach und nach Frauen für diese Arbeit eingesetzt.
Doch nicht nur das Tippen zählte in früheren Zeiten zu den Aufgabenbereichen einer Sekretärin. In den Stellenangeboten vor 50 Jahren musste sie Kenntnisse in Stenografie, perfekte Orthographiekenntnisse und eine sympathische Telefonstimme mitbringen, um eine Anstellung zu bekommen. Von dieser Berufsbeschreibung ist nicht mehr viel übrig geblieben, außer vielleicht der sympathischen Telefonstimme.
Die Sekretärin von heute hat weitaus mehr zu bieten als nur tippen und Kaffee kochen. Kein anderer Beruf hat sich im Laufe der Zeit so stark weiterentwickelt wie das Berufsbild der Sekretärin. Ein Sekretariat gilt heute als Informationszentrale oder Schnittstelle eines gesamten Betriebes. Die Sekretärin ist die Co-Managerin, die alle anfallenden Aufgaben und Projekte koordiniert und ihren Chef in allen Belangen unterstützt. So ist Officemanagerin ein Begriff, der für die frühere Sekretärin eher zutrifft. Allein die Anforderungen an diese Mitarbeiterin im sozialen Bereich sind enorm. Wer in ein Vorzimmer einziehen möchte, sollte Loyalität, Teamfähigkeit und Durchsetzungsvermögen mitbringen und auch die fachlichen Qualifikationen sind nicht zu verachten.
Die Jobprofile können nicht vielfältiger und die Aufgaben nicht unterschiedlicher sein. Denn Sekretärinnen werden überall benötigt. Ob im Gesundheitswesen, der Automobilindustrie, im öffentlichen Dienst in verschiedenen Bereichen, Versicherungen und Banken, um nur einige Beispiele zu nennen. Überall sorgen Sekretärinnen für einen reibungslosen Arbeitsablauf mit allem was dazugehört. Wie sie ihren Arbeitsalltag gestalten, hängt primär von dem Unternehmen ab. Kleinere Betriebe oder Abteilungen managt eine Sekretärin oftmals ganz allein, angefangen von der Administration, über die Buchhaltung bis hin zur Personalverwaltung. Dazu kommt die Kundenbetreuung. Außerdem ist sie meistens die erste Ansprechpartnerin für alle Kollegen, die etwas auf dem Herzen haben.
Doch die Hauptaufgabe ist in fast allen Bereichen die Entlastung ihres Vorgesetzten. Das kann der Chef einer Firma sein oder der Abteilungsleiter in einem größeren Unternehmen. Ihn unterstützt sie in allen Bereichen. So gehen zum Beispiel alle Anrufe oder Informationen zunächst im Sekretariat ein.
Die Sekretärin ist die erste Ansprechpartnerin für Geschäftspartner, Kunden und Personal. Sie ist die Stellvertreterin des Chefs, repräsentiert so das gesamte Unternehmen oder die Abteilung. Sie hat großen Einfluss auf alle weiteren Abläufe. Ihre Aufgaben haben nichts mehr mit der früheren Befehlsempfängerin gemeinsam. Sie agiert völlig selbstständig. So koordiniert sie beispielsweise die gesamten Arbeitsabläufe für ein Team.
Aber das ist längst noch nicht alles, was eine Sekretärin von heute leisten muss. Nebenbei erledigt sie natürlich die klassischen Sekretariatsaufgaben wie Postverwaltung, E-Mail-Kontrolle, Geschäftsbriefe schreiben und Büromaterial bestellen. Natürlich gehört auch das Betreuen und Bewirten von Besuchern auch heute noch zu ihrem Aufgabenbereich.
Dass sie am Computer fit sein muss, versteht sich von selbst, denn Präsentationen und Grafiken für Besprechungen werden von der Sekretärin vorbereitet. Die Protokollführung bei Sitzungen oder Treffen mit Geschäftspartnern ist auch ein wichtiger Bestandteil einer Sekretärin. Alles muss bei den Sitzungen genau dokumentiert und später aufgearbeitet werden. Die Reiseplanung und die Hotelbuchung für den Chef oder auch für einige Mitarbeiter gehört auch zu dem vielfältigen Aufgabengebiet. Auch für diverse Feiern ist die Sekretärin zuständig. Hier heißt es, die Events – in welcher Form auch immer – zu planen und zu organisieren, angefangen von der Location über das Catering bis hin zum Programmablauf. Der Beruf „Sekretärin“ gilt bis heute immer noch als Frauendomäne. Fast 70 Prozent der Sekretäre, die in einem Vorzimmer sitzen, sind weiblich.
Es gibt verschiedene Möglichkeiten eine Ausbildung zur Sekretärin zu absolvieren, aber eine einheitliche gibt es in Deutschland nicht. Der richtige Weg ist eine Ausbildung im kaufmännischen Bereich, wie beispielsweise Industriekauffrau, Bürokauffrau oder Kauffrau für Marketingkommunikation. Aber auch eine Ausbildung zur Fremdsprachenkorrespondentin eignet sich hervorragend, um als Sekretärin oder Assistentin in einem Betrieb zu arbeiten.
Viele Unternehmen haben Kontakte in andere Länder, das bedeutet, für die Sekretärinnen, die Korrespondenz in Englisch oder auch Französisch zu führen. Mittlerweile sind Fremdsprachenkenntnisse eine Grundvoraussetzung für jeden, der eine Anstellung als Sekretärin anstrebt. Diese Ausbildungsberufe qualifizieren die Azubis, die sich später einmal für einen Posten als Sekretärin oder Assistentin bewerben. Außerdem sind gute Kommunikationsfähigkeit und Organisationstalent weitere Punkte, um die Chancen auf eine Anstellung zu erweitern.
In der Regel aber sind Sekretärinnen Quereinsteiger, obwohl gerade in diesem Beruf zahlreiche Kenntnisse von Nöten sind. Neben den vorab genannten Lehrberufen gibt es natürlich noch weitere Möglichkeiten sich für den anspruchsvollen Beruf der Sekretärin zu qualifizieren. Es gibt einige Anbieter, die eine Weiterbildung im Büromanagement anbieten. In den Kursen lernt man alles, was eine Sekretärin können muss. Von der Briefgestaltung, Textformulierung, Protokollführung über Rechtskunde, Wirtschaftskunde, Sozialkunde bis hin zur Gesprächsführung und Führungsmethoden. Natürlich ist auch ein Block dabei, in dem man lernt mit der EDV richtig umzugehen. Sind die einzelnen Kurse beendet, schließt die Gesamtausbildung mit einer Prüfung ab.
Ist die Ausbildung, Qualifizierung oder Weiterbildung erst einmal abgeschlossen, stehen die Chancen besonders gut, eine geeignete Stelle zu finden, denn zahlreiche Firmen benötigen gut ausgebildete Fachkräfte, da der Beruf der Sekretärin immer umfassender wird. Diese Weiterbildungen sind eine gute Qualifizierung für diesen Beruf und sie erhöhen die Chancen auf eine Anstellung in einem Sekretariat oder Vorzimmer.
Aber auch Quereinsteiger, die aus anderen Bereichen kommen, sind in vielen Unternehmen willkommen. Denn oftmals entdecken Führungskräfte die organisatorischen Fähigkeiten von Quereinsteigern, die nicht direkt mit dem Beruf der Sekretärin etwas zu tun haben. Also ist die Grundvoraussetzung nicht nur des Schreibens mächtig zu sein. Es gehören noch viele andere Eigenschaften dazu, den verantwortungsvollen Posten einer Sekretärin erfolgreich auszuüben. Aber Vorsicht: Eine Bewerbung, als Quereinsteiger ist eine Herausforderung.
Wer seinen neuen Arbeitgeber von seinen Qualitäten überzeugen möchte, hat ein hartes Stück Arbeit vor sich. Wer keinen kaufmännischen Beruf erlernt hat, das heißt, aus einem ganz anderen Bereich kommt, sollte sich so präsentieren, dass die sozialen Stärken, das Organisationstalent und die Kommunikationsfähigkeit im Vordergrund stehen. Eine weitere wichtige Voraussetzung sind umfassende EDV-Kenntnisse. Natürlich gehört auch eine gute Portion Selbstbewusstsein dazu, wenn man aus einer anderen Branche kommt. Der Fokus liegt bei den eigenen Stärken. Es ist auch von großer Wichtigkeit, die eigene Lernbereitschaft und -fähigkeit zu betonen. Wenn man all diese Punkte berücksichtigt, steht einer Bewerbung als Sekretärin oder Assistentin nichts mehr im Wege.
Es gibt viele verschiedene Arten der Assistenz in allen Bereichen der Wirtschaft und Verwaltung. Das Aufgabenspektrum hängt maßgeblich von der Größe und der Struktur des Betriebes ab. Entweder sind Assistenten direkt der Geschäftsführung zugeordnet oder sie unterstützen ein Team in den unterschiedlichsten Fachbereichen. Das Aufgabengebiet ist vielfältig. So gehören die gesamte Korrespondenz in mehreren Sprachen wie Englisch, Französisch oder auch Spanisch unbedingt dazu. Vor- und Nachbereitung und Organisation von Teambesprechungen, die Digitalisierung von Dokumenten, die Stammdatenpflege
sowie die Erstellung von Statistiken, um nur einige Beispiele zu nennen. Der Teamassistent übernimmt eine tragende Rolle im Team.
Der Assistent der Geschäftsführung kümmert sich um alle Belange des Tagesgeschäftes. Das kann die Terminvereinbarung für einzelne Teammitglieder sein, Reisekostenabrechnungen, Reiseplanungen, einfach alles, was von Nöten ist um einen reibungslosen Arbeitsablauf für das Team zu gewährleisten.
Der Assistent oder die Assistentin der Geschäftsführung ist die rechte Hand des Geschäftsführers oder des Vorstandes. Er oder sie entlastet den Chef in allen Belangen und hält ihm so den Rücken frei. Zu den typischen Aufgaben der Assistenz der Geschäftsleitung zählen die Terminplanung und die Tagesabkaufkoordination. Dazu kommen die Planung und Organisation von Sitzungen, Tagungen und anderen diversen Veranstaltungen, der dazugehörige Empfang sowie die Bewirtung der Kunden und Gäste. Weitere Aufgaben sind Entwürfe von Verträgen, Reden und Unterlagen für Präsentationen vorbereiten sowie die Recherche, die Geschäfts- oder Betriebsvorhaben betreffen. Die Aufgabengebiete sind sehr vielfältig und vor allen Dingen unterschiedlich. So kommt es ganz auf das Unternehmen oder den Betrieb an, in dem die Assistenten beschäftigt sind.
Grundvoraussetzung für die erfolgreiche Erfüllung der Position als Assistentin ist nicht nur eine kaufmännische Ausbildung als Bankkaufmann oder /-frau, sondern auch ein wirtschaftswissenschaftliches Studium. Das kommt aber auf die Struktur und Größe des Unternehmens an. Außerdem sollte der Assistent oder die Assistentin der Geschäftsleitung aussagekräftige über Berufserfahrung in dieser Position verfügen. Neben dem umfangreichen Fachwissen muss eine gute Assistentin über viel Fingerspitzengefühl im sozialen Bereich verfügen. Besonders wichtig sind
Professionalität und Verschwiegenheit. Weitere wichtige Kompetenzen sind sehr gute Kommunikationsfähigkeit, selbstständiges und verantwortungsvolles Arbeiten. Durchsetzungsvermögen und Verantwortungsbewusstsein wird in diesem Job ebenfalls vorausgesetzt.
Häufig werden Assistenten in der Geschäftsleitung eingesetzt, aber es gibt sie auch in den einzelnen Fachbereichen eines Großunternehmens. Doch ganz gleich welchem Bereich ein Assistent zugeordnet ist, sie erledigen alle wichtigen, organisatorischen Arbeiten und unterstützen bei vielen firmenspezifischen Strategien. Diese Position bietet sich auch für Hochschulabsolventen an, um erste Erfahrungen zu sammeln. Denn: Assistenten erhalten einen guten und weit reichenden Einblick in alle relevanten Abläufe des Betriebes. Wenn der Assistent Fuß gefasst hat, das bedeutet, wenn er betrieblich auf dem laufenden Stand ist, kann er mit seinen guten Ideen, weitere Entscheidungen, die das Unternehmen betreffen, einbringen.
Aber es gibt einige Voraussetzungen, die ein Assistent – abgesehen von Ausbildung oder Studium – mitbringen sollte: Sehr gute EDV-Kenntnisse sind selbstverständlich, und das nicht nur in den Office-Programmen, sondern auch einige Grafik-Programme sollte man beherrschen. Mindestens zwei Fremdsprachen, wie Englisch und Französisch sind Grundvoraussetzung, eine dritte Sprache wäre von Vorteil. Das schnelle Begreifen unterschiedlicher Wirtschaftsfragen ist ein weiteres Muss, das ein Assistent beherrschen sollte.
Doch was ein Assistent oder eine Assistentin in der jeweiligen Position leisten muss, hängt zuletzt von der Struktur der Firma und den Erwartungen der Führungskräfte ab. Darum können die Aufgabengebiete der Assistenz sehr unterschiedlich sein. Zum Beispiel sind einige nur für organisatorische Aufgaben zuständig, andere wiederum übernehmen strategische Verantwortung und arbeiten ihrem Vorgesetzten zu. Die Arbeitsgebiete sind alle vielfältig und spannend, denn die Aufgaben, die ein Assistent im Vorzimmer der Geschäftsführung zu erledigen hat, werden im Zuge der Digitalisierung immer komplexer.
Obwohl sich die Berufe der Sekretärin und Assistentin gleichen, gibt es einige gravierende Unterschiede. Eine Sekretärin handelt und arbeitet nur nach den Anweisungen ihres Chefs. Nicht nur das, er kontrolliert auch ihre erledigten Arbeiten, wie zum Beispiel die geschriebenen Briefe, bevor er sie unterzeichnet. Das bedeutet nicht, dass Sekretärinnen keine eigenständigen Arbeiten oder Projekte ausführen können, aber sie sind an die Weisungen ihres Vorgesetzten gebunden. Sie müssen alle Entscheidungen von ihrem Chef genehmigen lassen, denn Sekretärinnen sind nicht befugt, alleine zu entscheiden. Aber dafür sind sie im Vorzimmer die Nummer eins:
Die erste Ansprechpartnerin für alle Belange. Dabei spielt es keine Rolle, um welches Problem es sich handelt. Eine gute Sekretärin weiß über alle Dinge Bescheid, die die Firma betreffen.
Eine Assistentin hingegen erledigt viele Projekte völlig selbstständig und eigenverantwortlich. Die anderen Mitarbeiter, die auch in diese Arbeiten mit eingebunden sind, stehen unter ihr, das heißt, die Assistentin ist weisungsbefugt. Sie ist in allen Belangen die Ansprechpartnerin für alle Fragen, die das Projekt betreffen. In größeren Firmen oder Abteilungen hat die Assistentin sogar einen Schreibpool, in dem alle von ihr delegierten Schreibarbeiten bearbeitet werden. Außerdem trifft sie viele Entscheidungen ganz allein. Das bedeutet aber auch, wenn es mal nicht rund läuft, ist sie natürlich auch verantwortlich. Mit ihren guten Ideen ist sie immer einen Schritt voraus. Ganz gleich, was im Betrieb oder Unternehmen benötigt wird: die gute Assistentin weiß, wo man es bekommt, und sie wird dafür sorgen, dass es geliefert wird. Dabei spielt es keine Rolle, ob ein Catering für einen Empfang benötigt wird oder fachkompetente Fragen beantwortet werden müssen.
Eine Assistentin ist so gut qualifiziert, dass sie ihren Chef vertreten kann. Das ist oftmals bei Kundengesprächen der Fall oder wenn eine Präsentation zu spezifischen Themen vorgestellt werden muss. Mit ihrem Fachwissen ist die Assistentin in der Lage, den Betrieb sowie das Produkt mit all seinen Facetten zu präsentieren. Oftmals haben Assistentinnen auch einen eigenen Firmenwagen, mit dem sie Außentermine - ganz gleich welcher Art - wahrnehmen können. Dazu zählen natürlich auch Geschäftsessen mit Kunden.
Wenn aber Sekretärinnen überwiegend die Arbeiten ausführen, die eigentlich die Assistentin innehat, darf sie sich auch als solche bezeichnen. Doch meist teilen sich die Arbeiten in zwei Bereiche: einmal die klassischen Sekretariatsaufgaben, zu denen die Bedienung des Telefons, der Schriftverkehr und die administratorischen Aufgaben gehören, zum anderen, die klassischen Assistenzaufgaben, wie beispielsweise Projektbetreuung und Organisation. Wie groß diese Bereiche sind, hängt meist vom Unternehmen und der Arbeitsverteilung des Chefs ab. Es gibt Branchen, in denen viel Schriftverkehr und Ablage erledigt werden müssen. So muss in diesem Fall auch eine Assistentin einen Großteil ihrer Arbeitszeit mit diesen Aufgaben verbringen. In anderen Bereichen ist der Chef wiederum hauptsächlich in verschiedene Projekte eingebunden. So fallen weniger Schreibarbeiten an, dafür aber zum Beispiel die Angebotserstellung, Informationsbeschaffung und die Organisation.
Doch ganz gleich in welcher Position, als Sekretärin oder Assistentin man arbeitet, beides sind spannende Berufe. Die Aufgabengebiete sind vielfältig und vor allen Dingen werden Sekretärinnen sowie auch Assistenten der Geschäftsführung immer wieder gesucht. Es gibt zahlreiche Stellenangebote in beiden Bereichen für die es sich lohnt, eine Bewerbung zu schreiben.
Home / Impressum / Datenschutzerklärung / Aktuell / Der JOBlog